Consejos para hacer facturas para su empresa

La preparación de fac­turas puede ser una de las tar­eas más impor­tantes que real­iza como propi­etario de una pequeña empre­sa. Después de todo, las fac­turas de la empre­sa son el primer paso para gener­ar los ingre­sos que su nego­cio nece­si­ta para fun­cionar sin prob­le­mas, sin men­cionar que le ayu­dan a pagar las cuen­tas per­son­ales como las hipote­cas y el seguro médi­co. Cuan­do las fac­turas de la pequeña empre­sa se hacen de for­ma cor­rec­ta y pro­fe­sion­al, se envían con pron­ti­tud y se les da seguimien­to reg­u­lar­mente, su flu­jo de caja será más salud­able.

Lo que no quieres es ten­er un mon­tón de fac­turas de nego­cios que no se pagan: La pequeña empre­sa prome­dio está esperan­do unos 5.000 euros en pagos atrasa­dos cada mes.

Los buenos hábitos de fac­turación ayu­dan a ase­gu­rarse de que no se siente sobre un mon­tón de fac­turas sin pagar y a man­ten­er reg­istros de los pagos atrasa­dos para que pue­da hac­er un seguimien­to. Un buen soft­ware de fac­turación facili­ta el envío de fac­turas, la recep­ción de pagos y la visu­al­ización de informes útiles para saber quiénes le deben, cuán­to deben y cuán­do deberían haber­le paga­do.

Las fac­turas son una de las for­mas de impre­sion­ar a los clientes con su pro­fe­sion­al­i­dad y pun­tu­al­i­dad. Cada pun­to de inter­ac­ción con el cliente es un refle­jo de cómo haces nego­cios, así que aprovecha al máx­i­mo esta opor­tu­nidad.

Evita las sorpresas

Siem­pre asegúrese de que el cliente espera una fac­tura y que el doc­u­men­to expli­ca clara­mente los car­gos y para qué son. Las fac­turas deben volver a su lista de pre­cios o a su pre­supuesto orig­i­nal, lo que trans­mite pre­vis­i­bil­i­dad a sus clientes. Si el total de la fac­tura excede las esti­ma­ciones, o hay nuevos car­gos, explique la difer­en­cia a los clientes antes de fac­turar.

Obtenga las fechas directamente

La fecha de la fac­tura debe ser lo primero que se vea en una fac­tura después del logotipo de su empre­sa y la infor­ma­ción de con­tac­to. La fecha debe ser promi­nente, para que los clientes sep­an que el reloj está cor­rien­do para el pago. Además, asegúrese de que las fechas de final­ización del tra­ba­jo o de entre­ga for­man parte de las descrip­ciones de los artícu­los de la fac­tura.

Haga un seguimiento de los pagos atrasados

Si no ha tenido noti­cias de su cliente después de enviar una fac­tura, haga un seguimien­to. A veces las fac­turas envi­adas por correo pueden perder­se o las fac­turas elec­tróni­cas pueden ter­mi­nar en la car­pe­ta de spam de un cliente. Una vez que sepa que un cliente ha recibido una fac­tura, empiece a hac­er un seguimien­to de los días y sem­anas has­ta la fecha de pago, que debe estar clara­mente indi­ca­da en la fac­tura (15 días, 30 días, etc.).

Un pla­zo claro es esen­cial porque le da una base para el seguimien­to en caso de fal­ta de pago. Si no se indi­ca clara­mente la fecha de pago pre­vista, es dolorosa­mente fácil para los clientes pon­er su fac­tura en la parte infe­ri­or de su pila de fac­turas. Cuan­do la fecha de vencimien­to haya lle­ga­do sin que se haya recibido el pago, reen­víe su fac­tura y aña­da una nota de que está ven­ci­da. El soft­ware de fac­turación puede ayu­dar en esta tarea autom­a­ti­zan­do los corre­os elec­tróni­cos de recorda­to­rio.

Preste atención al diseño

Una fac­tura es una impor­tante cara públi­ca de su nego­cio para sus clientes. Debe mostrar su mar­ca e incluir car­ac­terís­ti­cas de iden­ti­fi­cación como su logotipo. Pero el con­tenido es más impor­tante que las imá­genes — una fac­tura no es el lugar para hac­erse el sim­páti­co. Asegúrese de que, sobre todo, la infor­ma­ción sea clara y fácil de enten­der.

Usan­do un soft­ware de fac­turación como Busanai le per­mite incluir con­tabil­i­dad  per­son­al­iza­da mien­tras se ase­gu­ra de que toda la infor­ma­ción nece­saria se pre­sen­ta clara­mente cada vez.

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