Cómo elegir un software de gestión para su PYME

Si está bus­can­do  un soft­ware de gestión de Pymes , encon­trará ráp­i­da­mente que la elec­ción es amplia.

¿Cómo elegimos el que se adapte a nuestras necesidades?

Para selec­cionar un soft­ware que le dé con­trol sobre lo que es impor­tante para ust­ed, adap­tán­dose a sus pro­ce­sos, se recomien­da que util­ice un méto­do claro. Los sigu­ientes ocho pasos lo ayu­darán a evi­tar errores y a tomar la decisión cor­rec­ta:

1. Defina sus necesidades

Este paso es fun­da­men­tal. Tómese el tiem­po para hablar con todos los involu­cra­dos en la gestión de proyec­tos den­tro de su orga­ni­zación, a fin de cono­cer y com­pren­der las for­mas de hac­er las cosas y los pro­ce­sos. Esta reflex­ión te per­mi­tirá com­pro­bar que la metodología es uni­forme den­tro de la orga­ni­zación. Antes de con­tin­uar, tam­bién es útil com­parar nue­stros méto­dos con los están­dares del Project Man­age­ment Insti­tute (PMI).

2. Cree una especificación

¿Qué her­ramien­tas y fun­ciones debería ofre­cer el soft­ware de gestión de proyec­tos para sat­is­fac­er sus necesi­dades? Estable­cer una especi­fi­cación le ayu­dará a ele­gir entre las solu­ciones ofre­ci­das, sabi­en­do que ningu­na solu­ción es per­fec­ta. Tómese el tiem­po para cat­e­go­rizar sus necesi­dades de acuer­do con la sigu­iente escala: esen­cial (E), impor­tante (I) y deseable (S). Por lo tan­to, podrá ele­gir entre varias solu­ciones con fun­cional­i­dad desigual.

3. Seleccione una pequeña cantidad de proveedores

De su inves­ti­gación, selec­cione tres o cua­tro provee­dores de soft­ware de gestión. Brinde ven­ta­ja a quienes tienen ofic­i­nas cer­ca o en su zona horaria, para que ten­ga un acce­so más fácil al soporte téc­ni­co.

4. Solicite a los proveedores que respondan a sus especificaciones.

Comuníquese con los provee­dores selec­ciona­dos y pídales que llenen sus especi­fi­ca­ciones, para que puedan eval­u­ar su solu­ción de acuer­do a sus necesi­dades y com­para­r­la con otras. Establez­ca un pla­zo breve para la devolu­ción de las respues­tas, ideal­mente un mes después.

5. Solicite una demostración

Después de una selec­ción ini­cial, pida una demostración a los dos o tres provee­dores elegi­dos.

6. Solicite una prueba gratuita

Para ase­gu­rarse de que dis­fru­ta tra­ba­jan­do con la inter­faz y que se adap­ta a su for­ma de tra­ba­jar, solicite poder eval­u­ar el soft­ware durante 30 días.

7. Solicite referencias

Al igual que con la con­trat­ación de un emplea­do, es impor­tante ver­i­ficar el soft­ware y las ref­er­en­cias de los provee­dores. Solicite al menos tres ref­er­en­cias de empre­sas que uti­lizan el soft­ware. Com­pruebe su sat­is­fac­ción con el soft­ware y el ser­vi­cio postven­ta, inclu­i­do el soporte téc­ni­co.

8. Haz tu elección

Una vez que haya elegi­do un provee­dor, tómese el tiem­po para nego­ciar la tar­i­fa y los tér­mi­nos del con­tra­to. Infórmese sobre el plano del sitio, de modo que pue­da esti­mar el tiem­po y los recur­sos que nece­si­tará dedi­car­le.

¿El software te permitirá evolucionar?

A medi­da que avan­za en la eval­u­ación, recuerde que sus necesi­dades pueden cam­biar con el tiem­po. Por tan­to, es útil inten­tar eval­u­ar la capaci­dad de evolu­ción del soft­ware y de su provee­dor. Es posi­ble que una solu­ción demasi­a­do rígi­da o que parez­ca no haber evolu­ciona­do durante mucho tiem­po no pue­da adap­tarse a sus necesi­dades cam­biantes.

Clara­mente, el soft­ware de gestión debería ahor­rar­le tiem­po al orga­ni­zar de man­era efi­ciente su activi­dad, sus citas y las de los emplea­d­os. Debe ser fácil de usar, intu­iti­vo, con una bue­na ergonomía y adap­tarse tan­to a su nego­cio como a sus necesi­dades.

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